المجلس

تقريــر الاجتمــاع المشــترك
للجنتى البرنامج والمالية
روما، 10/5/2000

مسائل للعرض على المجلس

• الاستعدادات للخطة متوسطة الأجل 2002-2007 16 - 19
• النظم والاجراءات المالية الجديدة فى المنظمة 20 - 24
• دراسة تقارير التقييم فى الاجتماع المشترك 25 - 26

مقدمــة

1 - تقدم اللجنتان للمجلس التقرير التالى عن اجتماعهما المشترك.

2 - وقد حضر الاجتماع الأعضاء التالية أسماؤهم:

3 - وحل السيد F. Zenny مكان السيد R. Harrison كممثل لحكومة جامايكا فى لجنة البرنامج.

4 - وحلت السيدة I. D. Giovan Battista محل السيد R. O. Villambrosa كممثلة لحكومة الأرجنتين فى لجنة المالية.

5 - وحضر الاجتماع السيد S. Baharsjah الرئيس المستقل للمجلس.

الموافقة على جدول الأعمال الوثيقة: JM 2000/INF/1.

6 - ووفق على جدول الأعمال والجدول الزمنى بعد ادراج ثلاثة بنود تحت بند أية مسائل أخرى وهى: الاستعدادات للخطة متوسطة الأجل 2002-2007، والنظم والاجراءات المالية الجديدة فى المنظمة ودراسة تقارير التقييم فى الاجتماع المشترك.

تقارير وحدة التفتيش المشتركة الوثيقة: CL 119/INF/11

7 - اشتركت اللجنتان فى مناقشة تقرير وحدة التفتيش المشتركة المقرر لهذه الدورة والمعنون "استعراض لجنة التنسيق الادارية وأجهزتها" (الوثيقة JIU/REP/99/1) مستفيدة من وجود نائب رئيس الوحدة.

8 - وتناولت اللجنتان على وجه الخصوص، التعليقات والتوصيات ذات الصلة باللجنة الفرعية للتغذية. وفى حين لاحظت الصعوبات التى قوبلت فى السابق فيما يتعلق بطريقة عمل هذه الآلية، رحبت بتحسن ظروف هذه الآلية مما ييسر التعاون المثمر فى المستقبل. كما رحبت اللجنتان باستئناف المنظمة لدورها النشط فى اللجنة الفرعية للتغذية بما فى ذلك المساهمة المناسبة فى ميزانيتها.

9 - وفيما يتعلق بالتوصية جيم 2 بشأن دراسة التطورات الأخيرة فى منظومة الأمم المتحدة داخل منتديات المنظمة، أخذت اللجنتان علما بتعليقات المدير العام وأكدتا الطابع المرضى للترتيبات الجارية. كما وافقت اللجنتان على أن بعض الجوانب مثل طريقة عمل نظام منسق الأمم المتحدة المقيم (على النحو الوارد فى الفقرة 80 من التقرير) وتكاليف التنسيق (التوصية جيم 3) تستحق الاهتمام الملائم من جانب الأجهزة الرياسية. ووافقت اللجنتان على تعليقات لجنة التنسيق الادارية والمدير العام على هذا التقرير.

10 - وتناولت اللجنتان بإيجاز، مرة أخرى، مسألة معالجة تقارير وحدة التفتيش المشتركة فى المنظمة، وأكدتا ملاءمة الأساليب الجارية فى هذا الشأن.

حضور المنظمة على المستوى القطرى الوثيقة JM 2000/1

11 - تدارست اللجنتان مقترحات المدير العام بشأن تعزيز وجود المنظمة على المستوى القطرى من خلال انتداب كبار الموظفين الفنيين على النحو الوارد فى الوثيقة JM 2000/1. كما أحيطت اللجنتان بالترتيبات الجديدة المتعلقة بتنفيذ البرامج الميدانية بما يشمل العملية الجارية الخاصة بنقل مسؤولية تنفيذ المشروعات القطرية باطراد الى ممثلي المنظمة.

12 - وكانت غالبية الأعضاء على استعداد لتقديم المشورة للمجلس بالموافقة على مقترحات المدير العام الواردة فى الوثيقة JM 2000/1 ، غير أن بعض الأعضاء الآخرين أبدوا رغبتهم فى الحصول على مزيد من المعلومات التى يمكن مناقشتها خلال الاجتماع المشترك القادم للجنتين قبل اتخاذ قرار. وأيدت اللجنتان بصورة عامة مواصلة لامركزية التنفيذ فى نفس الوقت الذى نوهت فيه بالمنهج التدرجي ورحبت فيه بالخطط الرامية الى استيفاء الشروط الأساسية المسبقة المعتادة واللازمة، بما فى ذلك دعم النظم والتدريب وهياكل تقييم الميزانية.

13 - وقررت اللجنتان دراسة هذا البند مرة أخرى فى اجتماعهما المشترك فى سبتمبر/أيلول وطلبت توفير معلومات اضافية عن المكاتب القطرية، وعلى الأخص: (1) نقل مسؤوليات التشغيل، والتأثير الذى سيكون لهذه المسؤوليات على طرق عمل المكاتب القطرية، والتوازن الراهن بين النشاطات المعيارية والتنفيذية فى ممثليات المنظمة اعتمادا على دراسات قياس العمل، وكيفية تعزيز هذه الممثليات لمواجهة أعباء العمل الاضافية؛ (2) ومؤهلات الممثلين القطريين وكيف يمكن لكبار الموظفين الفنيين الذين سيتم انتدابهم فى الممثليات الجديدة التوفيق بين مهامهم الفنية ومهام التمثيل؛ (3) معايير انشاء المكاتب القطرية وخاصة فى حالة بلدان العجز الغذائى ذات الدخل المنخفض؛ (4) دور المكاتب القطرية فى تنسيق أعمال منظومة الأمم المتحدة على النطاق القطرى. كما طلبت بالاضافة الى ذلك معلومات عن مسائل أخرى ذات صلة تتعلق بالتفاصيل.

تحقيق الوفورات وزيادة الكفاءة في الإدارة

14 - استذكرت اللجنتان أن الكثير من التدابير قد اتخذت لاصلاح طرق عمل الأجهزة الرياسية. ولاحظتا أن الاجتماع المشترك فى سبتمبر/أيلول 1999 قد قرر ارجاء النظر فى موضوع اصلاح المناقشات العامة فى المؤتمر الى عام 2000.
15 - ولاحظت اللجنتان النجاح الذى أحرزه الإجراء المبتكر الذى اتخذ خلال الجولة الحالية من المؤتمرات الاقليمية، بتخصيص نصف يوم لرؤساء الوفود للجلوس على مائدة مستديرة وإجراء مناقشات مسبقة، واقتراح أن تراعى الأمانة إمكانية تطبيق اجراء مماثل خلال مؤتمر المنظمة لدى إعدادها الوثيقة الخاصة بهذا الموضوع للاجتماع المشترك فى سبتمبر/أيلول 2000.

أية مسائل أخرى

الاستعدادات للخطة متوسطة الأجل للفترة 2002-2007

16 - استمعت اللجنتان الى تقرير شفهى عن التقدم فى الاستعدادات لاعداد الخطة متوسطة الأجل التى تغطى الفترة 2002-2007 والتى من المقرر مناقشتها أثناء دورتيهما فى سبتمبر/أيلول، وبواسطة المجلس فى نوفمبر/تشرين الثانى. وفى هذا الصدد، لاحظت اللجنتان أيضا الاهتمام بإشراك لجان المجلس الفنية (الزراعة والأسماك والغابات) فى دوراتها المقررة فى أوائل عام 2001 حتى يمكنها تقديم تعليقاتها على الجوانب من الخطة التى تقع ضمن اختصاصات كل منها.

17 - وفى حين أن وثيقة الخطة متوسطة الأجل سوف تعتمد بشدة على الإطار الاستراتيجى للمنظمــة للفترة 2000-2015 الذى وافق عليه المؤتمر، أحيطت اللجنتان علما، على وجه الخصوص، بالجهود الخاصة التى تبذل للاستجابة لأحد الأبعاد الرئيسية للسياسات التى أبرزها الإطار الاستراتيجي، وهى الحاجة الى منهج متعدد التخصصات. ولهذه الغاية، طلب من نفس المجموعات التى عملت على صياغة الاستراتيجيات الجامعة ضمن الإطار الاستراتيجى، فضلا عن جميع آليات التنسيق الفنية الأخرى فى المنظمة، تحديد النشاطات الملائمة المشتركة بين القطاعات التى تستحق الإدراج فى الخطة متوسطة الأجل.

18 - وفى ذات الوقت، لاحظت اللجنتان أنه قد طلب من جميع مصالح المنظمة تقديم مقترحاتها بشأن النشاطات الفنية التى ستدرج فى الخطة متوسطة الأجل استنادا الى منهج البرمجة المعدل الذى وافق عليه المؤتمر، والذى طبق بصورة تقريبية فى برنامج العمل والميزانية للفترة المالية 2000-2001. وفى حين أنه تعين على الوحدات تمديد فترة التخطيط حتى عام 2007، طلب منها أن تولى الاهتمام الواجب، بين جملة أمور، لتحديد مؤشرات النتائج المتوقعة للعناصر البرامجية ومخرجاتها الرئيسية. وتتمثل المهمة الرئيسية المناطة بالأمانة، فى هذا الوقت، فى تقديم نتائج هذا الجهد التخطيطى المكثف فى شكل شامل وإن كان موجزا، فى وثيقة الخطة متوسطة الأجل التى تتضمن النشاطات المقترحة بعد تحليلها وعرضها فى ضوء الأهداف الاستراتيجية الواردة فى الاطار الاستراتيجى، وبرنامج العمل والميزانية المعتاد (الأبواب والبرامج الرئيسية).

19 - ولدى استذكار التأثيرات الايجابية للترتيبات المماثلة الخاصة بتيسير إشراك الدول الأعضاء خلال إعداد الإطار الاستراتيجي، رأت اللجنتان أنه سيكون من المفيد أيضا الحصول على وجهات نظر الممثلين الدائمين. على أن من الأفضل أن يتم ذلك قبل اجتماعات لجنتى البرنامج والمالية فى سبتمبر/أيلول 2000.

النظم والإجراءات المالية الجديدة للمنظمة

20 - وقدمت الأمانة عرضا موجزا للجنتين بشأن تنفيذ النظم الجديدة، بما في ذلك الأهداف الرئيسية للإدارة والهيكل المالي وإدارة إعداد التقارير. وقد أوضح هذا العرض الموجز جوانب النجاح والجوانب التي لم تحقق النجاح المطلوب، والمعوقات المتعلقة بالموارد. كما أوضح الاستطلاع بوجه خاص المشكلات المتصلة بنظام المحاسبة الميدانية وتحويل البيانات وإدارة الحسابات ومشكلات الوصلات البينية والخبرة بالنظم داخل المنظمة، ودعم النظم لأغراض عمل المشروعات. وأعرب أعضاء اللجنتين عن تقديرهم للتقدم المحرز حتى الآن في مجال وضع نظام محاسبي شامل وواضح فيما يتعلق بتنفيذ المشروعات. وأثار الأعضاء مسائل تفصيلية فيما يتعلق بميزانية المشروعات ومشكلات التنفيذ.

21 - وأوضحت الأمانة أن الزيادة في التمويل من 10 ملايين دولار إلى 20 مليون دولار إنما نجمت عن عدم تلبية الحزمة الأصلية للبرمجيات دون تعديل لجميع متطلبات المنظمة، في حين أدخلت نماذج إضافية من مصادر أخرى للسفريات وللمعاملات الثلاثية في مكاتب المنظمة الميدانية، الأمر الذي أدى إلى زيادة تعقيد عملية تنفيذ المشروعات.

22 - كما طرح الأعضاء عددا من الأسئلة تتعلق بتأثير المشروع على أهم الأنشطة الجارية والمزمعة، بما في ذلك إمكانية إجراء مراجعة محاسبية للسجلات، وتقديم التقارير إلى الجهات المتبرعة، والتأثير الواقع على البرامج المختلفة، والانعكاسات على التوسع الحالي في تطبيق اللامركزية. وأوضحت الأمانة أنه فيما يتعلق بأي تغيير في النظم، يتعرض مراجعو الحسابات لصعوبات فى تكييف البرامج مع الظروف الجديدة. كما أوضحت الأمانة أن نوعية التقارير المقدمة إلى الجهات المتبرعة في عام 1999 عبّرت عن المشكلات المصادفة في الإعلان عن المعاملات من المكاتب الميدانية، ولكن هذه المشكلات قد تمت معالجتها وستعبّر التقارير اللاحقة التي ستصدر فيما يخص عام 1999 عن تصحيح هذا الموقف. وفي الوقت نفسه، ستعتمد التقارير المتعلقة بعام 2000 على نقل المعلومات التي تحتفظ بها المكاتب القطرية للمنظمة حاليا في صورة جداول حاسوبية إلى نظام المحاسبة الميدانية.

23 - وأفادت الأمانة أنه وفقا للفهم الراهن لمتطلبات دعم اللامركزية، ستوفر النسخة المؤقتة من نظام المحاسبة الميدانية الدعم المطلوب. ولكن سيجرى استعراض لاحق لبحث ما هي المعاملات التي سيعالجها المكتب القطري للمنظمة، وفي ضوء هذا الاستعراض قد يتعين إعادة تصميم البرنامج الحاسوبي المؤقت.

24 - وأخذ الأعضاء علما بطبيعة ونطاق المشكلات المبينة في مذكرة المعلومات (ورقة عمل للجنتي المالية والبرنامج) والمعوقات التي تعترض إحراز التقدم. كما أخذ الأعضاء علما بأهمية مشروع أوراكل، وأعربوا عن قلقهم لتأخر تنفيذه عن الجدول الزمني المحدد لذلك، ولنقص الأموال المخصصة له. ولذا طلبت اللجنتان من الأمانة: (1) أن تعد وثيقة تقدم إليهما في دورة سبتمبر/أيلول، تتضمن مزيدا من المعلومات عن طبيعة ونطاق العمل الذي يتعين تنفيذه، بالإضافة إلى تكلفة حل المشكلات المتبقية التي يواجهها المشروع، والجدول الزمني لذلك، ومصادر التمويل الممكنة؛ (2) أن تناشد تقديم مساهمات طوعية قبل سبتمبر/أيلول؛ بصرف النظر عن سلطة المدير العام فى تخصيص الموارد اللازمة الى الحد الممكن فى اطار الميزانية الحالية المعتمدة.

دراسة تقارير التقييم فى الاجتماع المشترك

25 - استذكرت اللجنتان أن المجلس كان قد وافق على الترتيبات المعدلة لمناقشة الوثائق ذات الصلة بالتقييم حيث أصبحت لجنة البرنامج هى المتلقى الرئيسى لتقارير التقييم المفصلة. غير أنه رؤى أنه قد يكون هناك مجال لقيام اللجنتين بدراسة مشتركة لبعض التقارير.

26 - ولذا وافقت اللجنتان على أن يقوم رئيساها، بالتشاور مع المدير العام، وفى ضوء برنامج العمل المتوقع للجنتين خلال فترة مالية معينة، بمناقشة هذه الامكانية مع مراعاة الحاجة الى الاستفادة المثلى من الوقت المتاح.